Incasso: van factuur tot deurwaarder

Elke ondernemer krijgt er vroeg of laat mee te maken. Klanten die de factuur niet betalen. Zeker in deze tijden. In de meeste gevallen zullen wanbetalers het verschuldigde bedrag overmaken na een (aantal) herinnering(en), maar wat als betaling dan nog steeds uitblijft? Welke stappen moet je (juridisch) zetten? Welke kosten kun je verhalen? En wanneer komen er deurwaarders bij kijken, zoals in onderstaande foto?

Voordat er (in een uiterst geval) beslag gelegd kan worden op rekeningen, inkomen, of zelfs huisraad (zoals een magnetron zoals op de foto). zijn er een aantal hordes die redelijkerwijs/wettelijk genomen moeten worden.

Stappenplan bij niet-betalende klanten

1. Allereerst moet er een dienst of product zijn afgenomen. De factuur daarvoor moet een redelijke betalingstermijn hebben;
2. Zodra die termijn verlopen is doe je er goed aan om 1 of meer (vriendelijke) betalingsherinneringen te sturen;
3. Komt er helemaal geen reactie? De ervaring leert dat bellen zinvol is. Soms zijn de eerdere berichten niet aangekomen, zijn ze ondergesneeuwd of verkeerd geïnterpreteerd. Ook als de klant simpelweg niet kan betalen komt dat eerder naar voren via de telefoon. Als dat het geval is zou je een betalingsregeling kunnen afspreken (en op papier zetten!). Dat is voor beide partijen vaak veel voordeliger dan het incassoproces voortzetten;
4. Tijd voor de ingebrekestelling. Deze brief is in veel gevallen nodig om de wanbetaler in verzuim te laten verkeren. Je geeft hem/haar nogmaals een redelijke termijn om te betalen, én noemt de gevolgen (en kosten) bij het uitblijven van betalen. Wanneer er sprake is van een zakelijke transactie (B2B) en de betalingstermijn van de factuur is verstreken, hoeft er geen ingebrekestelling gestuurd te worden en is de wanbetaler van rechtswege in verzuim. Het alsnog zenden van een ingebrekestelling kan echter nooit kwaad en is daarmee zeker aan te raden. De ingebrekestelling moet wel voldoen aan de wettelijke vereisten, anders is deze waardeloos. Daarom wordt hij ook vaak geschreven door een jurist. Hieronder wordt beschreven of/hoe u deze kosten kunt verhalen;
5.  Als de klant nog steeds niet heeft betaald na de hiervoor genoemde termijn, dan is hij/zij in verzuim. De schuldenaar moet vanaf dit moment ook wettelijke (handels)rente gaan betalen.
   
   a. Voor de zakelijke klant geldt dat incassokosten (denk aan administratieve kosten/juridische kosten/etc.) al verschuldigd kunnen zijn. Let hierbij ook op de van toepassing zijnde algemene voorwaarden.
   
   b. Is de wanbetaler een consument? Dan moet er nóg een aanmaning gestuurd worden. Die brief heet de veertiendagenbrief. Hierin moet worden gewaarschuwd voor het verschuldigd worden van de incassokosten en er moet nog een termijn worden verleend om de schuld kostenvrij te voldoen. Deze termijn is -niet verrassend- gesteld op veertien dagen.
6. Als de wanbetaler nog niet heeft betaald, én de vordering is de moeite waard, dan is de volgende stap: de rechtbank. Als de vordering onder de € 25.000 is dient er een dagvaarding opgemaakt te worden (door bijvoorbeeld een jurist) en vervolgens dient deze gestuurd te worden naar de kantonrechter en de wanbetaler. Hiermee wordt de zaak aanhangig gemaakt.
7. Ben je bang dat de wanbetaler geld of goederen gaat wegsluizen als hij de rechtszaak verliest? Zodat het executoriaal beslag (beslag na het vonnis) te laat komt? Dan kan je bij de voorzieningenrechter alvast conservatoir beslag verzoeken met een advocaat. Dan worden bijvoorbeeld rekeningen bevroren in afwachting op het vonnis in de bodemprocedure. Alleen in uitzonderlijke gevallen zal dit toegewezen worden.
8. Wijst de rechter jouw vordering toe in haar vonnis, dan kan je deze door de deurwaarder laten betekenen met sommatie tot betaling. Wordt er dan nog niet betaald kan de deurwaarder overgaan tot beslag van bijvoorbeeld bankrekening, loon of goederen.

Welke kosten kunnen verhaald worden?
Consument
Heeft u een consument als schuldeiser? Dan is deze na verloop van de veertiendagenbrief incassokosten verschuldigd. Het maximumbedrag van die incassokosten hangt af van de hoogte van de vordering. Zie onderstaand de BIK staffel voor het overzicht. De minimum incassokosten zijn € 40.

Gaat de zaak daadwerkelijk naar de rechter, doet deze uitspraak én heeft u gelijk gekregen? Dan dient de tegenpartij in de meeste gevallen ook jouw proceskosten (griffierechten, onkosten van getuigen of deskundigen, kosten van de jurist, etc.) te vergoeden. Deze worden begroot volgens het liquidatietarief. In dat geval zal je niet alle kosten vergoed krijgen. De redelijke kosten die gemaakt zijn ter vaststelling van schade en aansprakelijkheid, bijvoorbeeld voor een advies van een jurist omtrent de rechtspositie, komen in principe helemaal voor verhaal in aanmerking.

Professionele partij
Is de wanbetaler een professionele partij? Dan zal deze in de meeste gevallen meteen al na het verstrijken van de termijn in de factuur in verzuim zijn. Dan is hij ook al de gemaakte buitengerechtelijk incassokosten verschuldigd. B2B partijen kunnen onderling afwijken van de bovenstaande forfaitaire vergoedingen, bijvoorbeeld door af te spreken dat alle gemaakte kosten (mits redelijk) voor vergoeding in aanmerking komen, zonder maximum.

Juridische hulp
Een jurist inschakelen bij niet-betalende klanten is geen overbodige luxe. Deze kan bijvoorbeeld advies geven over de kans van slagen, aanmaningen sturen, de ingebrekestelling, de veertiendagenbrief en de dagvaarding (en overige processtukken) opstellen en begeleiding geven in het hele traject. Veel van deze kosten kunnen achteraf, na een goed resultaat, verhaald worden op de schuldenaar. Mail (yannick@vanderdriftlegal.nl) of bel (0657298950) voor meer informatie.