(Hoe) moet je algemene voorwaarden van toepassing verklaren?

BV x laat goede algemene voorwaarden opstellen door een specialist. De BV zet ze keurig op haar site en deponeert ze zelfs bij de KvK. Daarbij zet de BV op alle facturen die zij stuurt dat haar algemene voorwaarden van toepassing zijn.  Is dat genoeg? Nee. Bij een geschil met een klant zullen de voorwaarden van BV x in principe geen rol spelen. Lees hieronder wat je met jouw algemene voorwaarden wél moet doen om ervoor te zorgen dat ze van toepassing zijn op jouw ‘overeenkomst’.

Wederpartij moet op de hoogte zijn
Het allerbelangrijkste is dat je als gebruiker van algemene voorwaarden jouw wederpartij op de hoogte moet zijn van het bestaan van de algemene voorwaarden en de inhoud ervan. Daarbij is het moment essentieel. Dit ‘op de hoogte brengen’ moet namelijk gebeuren vóór of op het moment van het sluiten van de overeenkomst. Een veelgemaakte fout is het pas verwijzen naar de algemene voorwaarden op de facturen. Dat is niet vóór of tijdens het aangaan van de overeenkomst en dus te laat.

Verschillende situaties
Bovenstaande is het principe. Uiteraard verklaart een webshop zijn algemene voorwaarden op een andere manier van toepassing dan een aannemer. Hieronder kan je zien wat in beide gevallen het handigst is.

• Papieren overeenkomsten

Het gebeurt nog vaker dan je denkt. Ondernemers die hun diensten of producten verkopen middels een papieren overeenkomst. In dat geval dient ook in de overeenkomst (in een bepaling) verwezen te worden naar de algemene voorwaarden. Daarvoor zou je een bepaling zoals onderstaand kunnen opnemen:

“Op onderhavige overeenkomst zijn de algemene voorwaarden van (naam onderneming van de gebruiker van de algemene voorwaarden) van toepassing. Door deze overeenkomst te ondertekenen verklaart (de wederpartij van de gebruiker) de algemene voorwaarden te hebben ontvangen en hiermee akkoord te gaan.”

Idealiter zouden de algemene voorwaarden dan bijgevoegd worden aan het contract en op elke pagina worden geparagrafeerd. Het origineel dien je natuurlijk als ondernemer te bewaren, voor het geval dat de toepassing van jouw algemene voorwaarden ooit wordt betwist.

• Dienstverleners via de e-mail

Lever je een dienst waarbij de ‘intake’ en dergelijke niet geheel via jouw website gaat? Dan verloopt de communicatie vaak via de e-mail. Daarom is het ook het beste om via de e-mail de algemene voorwaarden van toepassing te verklaren. De beste manier is om ze in PDF toe te voegen bij de offerte of de opdrachtbevestiging. Uiteraard ben je er dan nog niet. In de e-mail moeten ze ook expliciet van toepassing worden verklaard met bijvoorbeeld de volgende tekst:

“Op deze opdracht en opvolgende opdrachten zijn de bijgevoegde algemene voorwaarden van toepassing. Door akkoord te gaan met deze offerte verklaart u tevens akkoord te gaan met de algemene voorwaarden en deze algemene voorwaarden te hebben ontvangen.”

Als je weet van jezelf dat je de PDF weleens zou kunnen vergeten toe te voegen aan de e-mail, dan kan je ook een link opnemen naar jouw algemene voorwaarden op jouw website. Let op! Dit kan alleen als jouw onderneming een dienstverrichter is én de link naar de algemene voorwaarden direct verwijst naar de algemene voorwaarden op jouw website.

Idealiter reageert de wederpartij natuurlijk met een expliciet akkoord. Maar gaat de wederpartij niet concreet in op jouw voorwaarden, maar wil deze wel aanvangen met de opdracht? Uit de rechtspraktijk volgt dat het niet reageren op een verwijzing naar algemene voorwaarden in dat geval in principe geldt als een aanvaarding van de algemene voorwaarden.

• Webshops
  

Webshops hebben natuurlijk niks aan bovenstaande tips. Daarom is het ook een optie om de algemene voorwaarden ‘online’ van toepassing te verklaren. Het moment om dat te doen is bij het aanmaken van een account of bij het afronden van de bestelling. De manier hoe dat gedaan moet worden is als volgt: Er moet actie plaatsvinden door de klant, zoals het aanvinken van een hokje. Dit hokje mag niet reeds aangevinkt zijn. Vervolgens moet de tekst naast het hokje de algemene voorwaarden van toepassing verklaren. Een tekst zoals onderstaande is voldoende:

“Ik ga akkoord met de algemene voorwaarden van (jouw onderneming).”

Daarbij is het essentieel dat de woorden ‘algemene voorwaarden’ een hyperlink bevatten naar een pdf-versie van jouw algemene voorwaarden (op jouw site).

Website
Los van de bovenstaande informatie is het goed om jouw algemene voorwaarden in pdf-vorm toe te voegen aan jouw website.

Dus…
Met alleen goede en correcte algemene voorwaarden ben je er nog niet. Afhankelijk van jouw onderneming dien je deze nog goed van toepassing te verklaren. Ben je bang dat jouw algemene voorwaarden niet meer rechtsgeldig zijn (omdat de wetgeving en de rechtspraak ondertussen ook niet stilgestaan hebben)? Of heb je überhaupt nog geen algemene voorwaarden die op maat gemaakt zijn voor jouw onderneming en jouw branche? Neem dan vrijblijvend contact op met mr. Yannick van der Drift via yannick@vanderdriftlegal.com.