Digitale Aandeelhoudersvergadering (AVA)

Volledig digitaal vergaderen is voor Nederlandse rechtspersonen in principe niet (meer) mogelijk. Met de tijdelijke COVID-19 noodwet konden bedrijven wél een volledig digitale AVA houden. Statutaire bepalingen over het fysiek bijeenkomen van het bestuur, de RvC en de AVA mochten met de noodwet buiten toepassing worden gelaten. Op 1 februari 2023 is deze noodwet echter ten einde gekomen, en dus de volledige digitale AVA (voorlopig) ook.

Digitale AVA
De noodwet geldt dus niet meer, maar het is waarschijnlijk dat boek 2 en boek 5 van het BW zo gewijzigd worden dat ‘digitaal vergaderen’ in de toekomst een mogelijkheid blijft. Rechtspersonen kunnen dan zelf kiezen of zij digitaal willen vergaderen en welk elektronisch communicatiemiddel zij daarvoor willen gebruiken.
Dit komt dan naast de al bestaande mogelijkheid van de zogenaamde ‘hybride AVA’. Hierin kan een aandeelhouder de (fysieke) AVA via de elektronische weg volgen, mits de statuten dit toelaten en de aandeelhouder zijn stemrecht kan uitoefenen in de vergadering

Voorwaarden
Aan het houden van een volledig digitale algemene vergadering zouden wel voorwaarden zijn verbonden.

• Een digitale vergadering moet zoveel mogelijk ‘lijken’ op een fysieke vergadering (denk aan mogelijkheden live meestemmen, woord voeren, stukken inzien, etc.);
  
• De AVA moet vooraf akkoord gaan met de optie om digitaal te vergaderen, door middel van akkoord met de statutenwijziging;
  
• Een ander vereiste is dat  de aandeelhouder digitaal moet kunnen worden geïdentificeerd.

Vanaf wanneer?
De minister heeft op 7 december 2022 een voorontwerp voor een wetsvoorstel ter consultatie gelegd. Gelet op dit vroege stadium in het wetgevingsproces, wordt niet verwacht dat deze regeling voor de zomer van 2023 in werking zal treden.